Para gestionar bien el tiempo, es importante la organización.

El método de las «cajitas» que ayuda a priorizar a tu familia en la agenda

El experto en desarrollo personal y productividad Aritz Urresti propone cambios en la forma de gestionar el tiempo para lograr el equilibrio entre la faceta profesional y la personal

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¿Has dicho alguna vez «no tengo tiempo» o «estoy muy liado» para justificar que no vas a hacer lo que habías planeado? La falta de tiempo es una excusa habitual, pero en realidad es una mentira. Tal como explica Aritz Urresti, CEO de goalboxes y experto en productividad, sería más adecuado decir que «preferimos hacer algo diferente» o que «nuestra prioridad es otra».

Así, cuando decimos que no tenemos tiempo, en realidad estamos admitiendo que preferimos llevar a cabo otras acciones. La frase correcta sería: «No tengo tiempo para priorizar eso, pues hay otras cosas en mi campo de interés inmediato». Para entender esta diferencia, el experto pone un ejemplo: si nuestro hijo enfermase y tuviéramos que ir con él al médico, no pondríamos excusas y procuraríamos acudir al doctor lo antes posible. Esto se explica por el temor al «efecto pérdida» (la salud del hijo) que lleva a anteponer la familia a otras áreas de la vida sin excusas». Sin embargo lo ideal sería, según explica Urresti, que antepusiéramos la familia al trabajo sin necesidad de correr el riesgo a perder algo.

Claves para priorizar correctamente

La expresión «gestionar mejor el tiempo» es demasiado genérica, según explica Aritz Urresti, quien aclara que la clave está en aprender a priorizar correctamente cada minuto. Para ello, lo primero es saber lo que se quiere realmente porque si no se sabe, difícilmente se va a poder priorizar.

«El problema es que el sistema, el día a día, ha priorizado por nosotros y ha marcado que lo más importante es trabajar y no la salud y la familia», argumenta. Por eso, el experto aconseja definir los «para qué» y después fijar los objetivos que se desean conseguir con esos «para qué». Pero no de forma genérica, sino de un modo lo más específico y concreto posible pues el cerebro no entiende palabras como «más», «mejor», «mejorar», «aprender», pero sí que reacciona ante órdenes concretas, como por ejemplo: «Quiero dedicar dos horas diarias más a estar con mis hijos».

Tras definir los objetivos habría que marcar el camino o lo que tengo que hacer para conseguirlos y eso es lo que define Urresti como las «metas». Pero eso tampoco es suficiente porque para conseguir esas metas necesitamos realizar pequeñas acciones consecutivas a las que él denomina «cajitas». Para precisar el concepto, pone otro ejemplo: Si quiero comer de forma más saludable y quiero hacer cinco comidas al día, una cajita sería hacer la lista de la compra, otra cajita sería hacer la comida, otra cajita sería preparar el tupper para la oficina... Y así sucesivamente, como si estuviéramos preparando los ingredientes para seguir la receta de un pastel.

«Estas pequeñas acciones consecutivas son claves para el éxito porque el cerebro tiende a procrastinar cuando la acción es demasiado grande. Es mejor odernarle que haga acciones pequeñas para que no tenga que pensar o para que no pueda decidir que es mejor dejarlo para otro día», señala Urresti. Por eso para que funcione el método de las cajitas es importante haber metido esas «cajitas» o pequeñas acciones en la agenda, en la agenda diaria que seguiremos como cuaderno de bitácora y que, por supuesto, hay que chequear, completar y mirar cada día.

Aritz Urresti, explicando el método de las cajitas.
Aritz Urresti, explicando el método de las cajitas.

Cómo hackear el cerebro con las «cajitas»

El empresario afirma que el subconsciente es el que toma las decisiones a diario, pero que lo ideal es que sea el «consciente» el que esté al mando. La metodología de las «cajitas del éxito» tiene precisamente como objetivo aportar al consciente las herramientas necesarias para que gane al subconsciente. «Le damos un "para qué potente", le enseñamos a diferenciar las tareas rentables de las que no lo son y, a nivel personal, le mostramos las que aportan una mayor satisfacción personal», explica.

¿Cómo lo podemos conseguir? La idea es, tal como explica el experto, que seamos capaces de dividir todo en pequeñas acciones, en «cajitas», para que el cerebro no reciba acciones demasiado grandes, que supongan para el subconsciente la excusa perfecta para que posponga la acción.

Barreras mentales que impiden pasar a la acción

El miedo al fracaso, la incertidumbre, la inseguridad, la falta de confianza, el pesimismo o los miedos sociales son algunas de las creencias que están detrás de las barreras mentales que impiden hacer lo que se quiere hacer. Urresti define las dos principales barreras mentales que sufrimos como las «mata metas» y los «roba tiempos».

Las «mata metas» son, según aclara, las barreras que aparecen automáticamente cada vez que pensamos que queremos llevar a cabo acciones positivas a nivel profesional o personal. Son capaces de destrozar una meta generando miedo al rechazo o al fracaso.

Los «roba tiempos» son tareas no prioritarias que hacemos cuando no sabemos evitar los imprevistos. Nos cuesta no contestar el teléfono o no mirar el correo o al WhatsApp. «Conviene no ceder a las interrupciones solo porque se presentan y reclaman la atención, pues éstas impiden eliminar lo que quita tiempo y energía», aclara el CEO de goalboxes.

Para evitar esas barreras mentales que impiden pasar a la acción, el experto destaca que lo más importante es que el «para qué» sea potente pues solo así no habrá excusa que valga.

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