Muerte al folio

Allá por 1975, la revista 'Business Week' predijo en su artículo 'La oficina del futuro' que en 1980 arrancaría un proceso que sacaría los folios de los centros de trabajo. Dio en el clavo. Con treinta años de retraso, pero adivinó que el mundo perdería un día los papeles. Y de paso, ganaría en ecología y en costes. Nadie se atreve, de momento, a prohibir hojas, y cuadernos, pero ya conviven con otros sistemas más limpios, menos pesados, más ordenados y más rápidos. Paul Celander, presidente de la compañía de impresoras Lexmark, dice que este año las máquinas escupirán al mundo 9.000 millones de hojas, que una sobre otra levantan una torre blanca de 900 kilómetros de altura. Algunas noticias le hacen parecer un iluso.

Un ejemplo. El 7 de enero, el Parlamento vasco celebró su primera sesión sin folios impresos. Cada cual acudió con su portátil y se trataron 360 asuntos desde la red, nada que ver con «la locura» en la que reinaban enormes «carpetones», cuenta su presidenta, Arantza Quiroga. Antes tenía que salir de casa con un carro; ahora lleva un ordenador.

La noticia es un signo más del cambio de los tiempos. Estos son los hechos: desde 2009, el BOE ya no se imprime. Por primera vez, Amazon, reina de los libros en internet, ha vendido más títulos digitales que en papel, después de convertir a su lector Kindle en el 'gadget' preferido de las navidades. Pronto caerá también el gran castillo del Registro Civil, el mayor símbolo de la vieja burocracia. Casamientos y defunciones en bits: nada de celulosa.

¿Recuerda aquel olor tan característico a pegamento y a nuevo de sus libros en el colegio? Los niños del mañana -tal vez los más jóvenes de hoy- no tendrán esa memoria. «El libro académico lo tiene difícil», advierte Juan Bernal, director del IES Sofía, un colegio ubicado en el barrio del Polígono de San Benito en Jerez de la Frontera, pionero en la aplicación de la tecnología desde 2005. Muchas clases ya se dan con ordenador en lugar de apuntes, y los niños pueden hacer los deberes, comunicarse con el profesor y acceder al material de apoyo desde la clase o desde casa. Pronto serán muchos más. Esta semana, los centros andaluces han comenzado a recibir los ordenadores portátiles con que el Gobierno pretende dotar a cada alumno español entre 4º de Primaria y 2º de ESO, una medida que está dentro de los compromisos del Plan Educa 2010 y a la que se oponen comunidades como Madrid o Murcia.

Oficinas como patenas

Les llaman oficinas 'paperless' (sin papeles), aunque no quiere decir que usar un post-it le cueste el puesto a los empleados, sino que en ellas conviven los distintos procesos. «Utilizan el Tablet PC para tomar notas y los documentos están en la intranet, con lo que tienen acceso a ellos desde las conversaciones virtuales o desde cualquier lugar». Habla Olvido Nicolás, directora de Responsabilidad Corporativa de Microsoft España, el gigante que desde hace años infunde entre sus empleados la campaña Think Green (Piensa en verde). El ahorro ha sido notable. En dos años, las oficinas de la filial española de la empresa de Bill Gates ha reducido un tercio los costes derivados del uso de papel por empleado. Con técnicas similares, la empresa de sistemas Oracle (30.000 empleados) asegura que ha logrado dejar de gastar 690 millones de euros al año en todo el mundo.

«El ahorro de papel es anecdótico. Antes había que imprimir un documento, llevarlo a otro sitio, corregirlo... Ganamos mucha eficiencia», explica Nicolás. Los menores costes son la nueva baza del viejo sueño de 'Business Week' y el caramelo para el sector privado, además de la imagen 'verde' de sus marcas en las campañas de comunicación. La idea básica consiste en que la mayor parte de los documentos están 'en la nube' (en la red) y se pueden manejar y mover desde cualquier ordenador o 'smartphone' que disponga de una conexión a internet. Nadie se deja ya un documento en el despacho.

La pela. Según Telefónica I+D, el coste total de imprimir 10 folios es de 11,5 euros. Si cada empleado imprime una media de 3.000 hojas al año, la empresa podría llegar a ahorrarse hasta 350 euros anuales por cabeza. Los expertos también destacan que se gana tiempo. La consultora estadounidense IDC calcula que un mes de cada año trabajado se gasta sólo en buscar documentos, muchos de ellos mal clasificados o en paradero desconocido. Dicen que las empresas grandes pierden un documento cada 12 segundos. A los pequeños también les sirve el modelo. Softlan tiene seis empleados en Elgoibar y desarrolla productos de software desde 1994. Un día decidieron aplicarse el cuento. «Están desapareciendo las torres de folios porque intentamos hacer todo de manera digital», detalla su gerente, Bixente Alonso. Escanean las facturas en cuanto llegan a la oficina, también la documentación y mantienen en intranet todas sus notas, que se pueden compartir entre empleados y recuperar por internet desde cualquier ordenador conectado. Sus proyectos están almacenados en un programa en el que pueden consultar antiguos trabajos de manera sencilla. Nada de escarbar en polvorientos archivos. «Eso era antes», se felicita Alonso. «Ahora somos mucho más eficientes. Aunque el cambio necesita mucha disciplina en sus comienzos, te aseguro que vale la pena».

Nunca llueve a gusto de todos: 24 empresas papeleras han cerrado desde 2007 por la caída de la demanda. En España se consumen anualmente 7,2 millones de toneladas (175 kilos por habitante). Según la patronal papelera (Aspapel), el consumo de papel gráfico y de impresión ha caído un 15% en los últimos dos años. ¿Coyuntura de crisis o cambio de modelo? El director general de Aspapel, Carlos Reinoso, tampoco lo tiene claro. «Es pronto para saberlo, dice», aunque defiende lo suyo. «Se desarrollan nuevos usos» como las impresoras en las casas o las impresiones de fotografías. «No hay una guerra, sino un cambio de hábitos viejos hacia otros nuevos. Nunca habrá un mundo sin papel».