Gestión del tiempo
El tiempo es oro: Técnicas para aprovechar el tiempo en las reuniones
Una buena estructura, no alargarse más de 40 minutos o evitar muchos participantes son clave para tener encuentros laborales productivos
Quienes se ven obligados a asistir a muchas, tienen una sensación común: muchas veces las reuniones de trabajo se alargan, y alargan, y dan pocos resultados. ¿Pero por qué este sentimiento generalizado? Además, ahora que la mayoría de estos encuentros se producen por vía telemática, muchas veces las reuniones, por mala organización, o falta de objetivos, terminan sin dar los resultados esperados, ni para los organizadores ni para los asistentes.
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Es esencial, entonces, aprender a aprovechar el tiempo para no terminar dentro de un bucle de reuniones poco productivas que tienen pocos resultados y roban mucho tiempo. «La mitad de las personas considera que las reuniones no son productivas, y esto se debe mayoritariamente a que no están bien planificadas», asegura Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy. Apunta que un factor importante para la eficiencia de las reuniones es facilitar el encuentro a todos los presentes, pero que, aun así, no es lo único. «Aun así, si facilitamos bien el encuentro, elegimos un moderador y ordenamos la conversación, pero no definimos un objetivo para la reunión, seguiremos perdiendo el tiempo en lugar de invertirlo», apunta.
Adaptarse al medio digital
Uno de los factores más importantes ahora mismo es que una gran mayoría de las reuniones laborales tienen lugar de manera online. Dice Cecilia Mansilla que se estima que el 15% del tiempo de las reuniones virtuales se pierde resolviendo cuestiones técnicas . «Cuántas más personas intervengan, mayor será el tiempo desperdiciado… si no corroboramos todo antes», advierte. Para evitarlo, tiene un consejo muy simple: que todo el mundo se conecte 10 minutos antes de lo previsto, y el anfitrión salude a todos los participantes. «Con este saludo, nos aseguraremos de que nos escuchen y nos vean, y de que sus micrófonos y cámaras funcionen correctamente. Haciendo esta revisión técnica antes de empezar vamos a evitar enfrentarnos a desafíos durante la reunión», recomienda.
Dos puntos clave para tener reuniones productivas son tanto el tiempo que se emplea en ella, como el número de participantes. Cecilia Mansilla pone como ejemplo la duración de 40 minutos cerrada de las reuniones de Zoom. «Esto se debe a que está probado que ese tiempo es suficiente para cumplir objetivos en grupo; lo ideal es esta duración», apunta. En cuanto a la cantidad de personas que, idealmente, deberían estar en una reunión, la profesional se refiere a una "regla" de Jeff Bezos, CEO de Amazon: la regla de las dos pizzas. «Si dos pizzas (promedio) no llegan para alimentar a todas las personas en la sala, hay demasiados participantes y debemos replantearnos el encuentro», explica y continúa: «Seis personas ya es un número interesante y más que suficiente para reunirnos».
Sobre qué debemos tener en mente para que nuestra reunión sea un éxito, comenta Cecilia Mansilla que hay tres aspectos clave: el objetivo, los participantes y la agenda . Para el establecimiento de un objetivo, comenta que es esencial, al coordinar una reunión, hacer las siguientes preguntas: «¿Para qué nos reunimos?», «¿cuál es el objetivo?» y «¿Cuál es el resultado esperado?». «Si no podemos contestar estas preguntas, no coordinemos el encuentro. Así es cómo vamos a definir el objetivo que va a guiar la reunión y darnos un motivo para organizar nuestras agendas e invertir tiempo asistiendo a este encuentro», explica.
La importancia de la agenda
Asimismo, dice la profesional que, si sabemos lo que buscamos, tenemos a las personas correctas, pero no estructuramos el encuentro, es muy probable que perdamos el tiempo durante la reunión. «En la agenda vamos a definir los temas a tratar y asignar duraciones a cada uno . Esta agenda va a servir de referencia a los participantes para saber exactamente qué es lo que vamos a hacer; va a ser nuestra guía durante la reunión», añade.
Por último, la profesional deja consejos tanto para los participantes de una reunión, como para la persona que la coordina: «Como coordinadores debemos siempre enfocarnos en: objetivo, participantes y agenda; como participantes, podemos tomar acciones para asegurarnos de realmente invertir nuestro tiempo en las reuniones, y no perderlo». «Comprueba cuál es el objetivo que hay detrás de la invitación . Así, te asegurarás de que tu participación es realmente necesaria y de que vas a cumplir un rol activo durante el encuentro», recomienda para terminar.
