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Teletrabajo: trucos, consejos y herramientas para prevenir el coronavirus
Tener buen equipamiento, mantener una zona despejada y utilizar diferentes tecnologías al alcance puede ser necesario como respuesta y fomentar, de paso, el teletrabajo, una quimera todavía en la empresa española: estas son algunas herramientas para poder ponerlo en marcha
En España todavía no se han tomado medidas drásticas como prevención a nuevos contagios del Covid-19 , virus de origen chino conocido originalmente como coronavirus. Pero en algunas regiones ya se ha recomendado periodos de cuarentena que obligaría a muchos empleados a trabajar desde casa para evitar la propagación de infecciones. A teletrabajar , vaya. Muchos autónomos ya lo hacen, pero gran parte de los trabajos requiere aún de cierto presentismo laboral. Aunque se ha avanzado mucho, y algunas empresas grandes incluso lo fomentan poco a poco en su plantilla , teletrabajar es todavía una quimera.
Las empresas tecnológicas son las que más facilitan a sus plantillas la fórmula no presencial, por sus claras ventajas . Pero trabajar desde casa tiene sus aspectos positivos y negativos. Firmas como Google o Twitter ya han mandado a muchos equipos a sus domicilios a trabajar. Los autónomos lo sabrán : hay que ser muy disciplinado para ello. Expertos recomiendan marcarse unas pautas e intentar desconectar en periodos concretos durante el día. Hacer una «vida normal» incluso se puede añadir como obligatorio salir a la calle antes de ponerse manos a la obra. No todos los empleos se pueden adaptar a esta forma de trabajo en remoto. Pero es cierto que cada vez más muchos utilizan como herramienta habitual un ordenador.
En caso de que fuese necesario, existen tecnologías que se adaptan a este tipo de actividades. Lo normal va a ser utilizar un ordenador, sea portátil o de sobremesa, que tenga un rendimiento adecuado para las exigencias de cada profesional. No es lo mismo llevar la contabilidad que editar vídeo. En caso de no disponer en el hogar de ninguna de estas posibilidades técnicas, determinadas tabletas (funcione con iOS o Android) también va a ser útil si, por ejemplo, tu trabajo requiere de rellenar informes.
Servicios en la «nube»
Trabajar con servicios en la «nube» es otra de las posibilidades. Hay herramientas gratuitas como Google Drive que incluye toda la suite de ofimática necesaria para este tipo de empleos, aunque se puede hacer uso de Office 365. Esta fórmula de trabajo se ha venido extendiendo incluso en muchas oficinas y permite una plena sincronización de los flujos de trabajo. Dropbox o iCloud, conocidos servicios de almacenamiento en la «nube», también van a ser servicios indispensables para transmitir documentos e informes fácilmente. O, incluso, para compartir de manera ágil, WeTransfer.
Herramientas de comunicación y gestión
Además, es quizás un buen momento para plantearse la incorporación, si tu empresa no lo ha hecho ya, de utilizar servicios como Slack, Trello o Yammer que están enfocados a llevar un control de los proyect os . Hay muchas empresas que ya lo utilizan en todo el mundo. Es necesario, y esto es aplicable en todos los trabajos que se desempeñen sentados, levantarse cada hora y media aunque sea dos minutos para estirar las piernas. Lo más importante es equilibrar funcionalidad con comodidad.
En muchas ocasiones, los equipos de trabajo deben realizar reuniones (¡más de diez minutos, una reunión es desaconsejable!). Si estás teletrabajando, esta acción se puede hacer a través de servicios como Skype, Duo, Hangouts o, incluso, WhatsApp. Para hacer reuiones también puede servir GoToMeeting , ooVoo o Zoom Meeting
Realidad virtual en casos concretos
También la tecnología de realidad virtual se puede adaptar a esta fórmula. Las videoconferencias tradicionales no son tan efectivas como las reuniones físicas, ya que al no compartir un espacio común la comunicación no verbal es prácticamente inexistente. «La realidad virtual (VR) ofrece múltiples soluciones para mantener la actividad de la empresa minimizando los riesgos sanitarios para los empleados», explica en un comunicado Giovanni Cetto , fundador de la empresa Two Reality.
Esta tecnología permite crear entornos de teletrabajo interactivos y« colaborativos y se adapta perfectamente a las necesidades de cualquier tipo de empresa», añade. «La VR permite crear avatares de cada uno de los asistentes y se transforman en encuentros más cortos, menos confusos y mucho más resolutivos que las videoconferencias permitiendo interactuar a todos sobre el mismo contenido 3D y evitando al 100% el riesgo de contagio», sostiene.
Tener espacio dedicado
Hay incluso quien aboga por colocar algún toque verde de plantas o flores, pero sobre todo, tener un espacio que no pueda despistar . Otro de los aspectos que muchos trabajadores «freelance» lo llevan desde siempre a rajatabla es el espacio de trabajo. Lo ideal es disponer de una zona independiente dentro del domicilio con todo el material mobiliario acorde las necesidades.
Es decir, como en tu puesto de trabajo diario: silla cómoda y ergonómica para pasar muchas horas sentado, mesa a la altura del pecho, buena iluminación -preferiblemente natural- y acceso a bebidas para hidratarse. A su vez, es fundamental contar con una conexión a internet robusta en función de las necesidades. Si se trabaja con un software específico, los departamentos técnicos pueden dar acceso remoto o a través de servicios virtualizados para poder mantener la normalidad.
No exenta de riesgos
Pese a que Gobiernos y empresas de todo el mundo están fomentando cada vez más el teletrabajo en un intento de frenar la propagación del COVID-19, los expertos creen que potenciar esta fórmula sin un plan preventivo puede conllevar riesgos en materia de seguridad informática. «Se trata, por tanto, de un buen momento para que las organizaciones examinen la seguridad en torno al acceso remoto a los sistemas corporativos. Una vez que los dispositivos se sacan de la infraestructura de red de una empresa y se conectan a nuevas redes y WiFi, los riesgos se amplían y aumentan», relatan en un comunicado fuentes de la firma de seguridad Kaspersky.
Los expertos recomiendan una serie de pasos para reducir los ciberriesgos asociados con el teletrabajo como proporcionar una red privada virtual (VPN) para que conectarse en remoto, proteger los dispositivos que se utilicen en casa, limitar funciones a los empleados y evitar responder a mensajes no solicitados en su puesto se trabajo temporal.
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