Las notarías también dan fe de la digitalización
La futura Ley de Eficiencia Digital, que en pocas semanas entrará en el Congreso, permitirá que el 40% de las gestiones no precisen de desplazamiento físico
En pocas semanas entrará en el Congreso de los Diputados el proyecto de Ley de Eficiencia Digital del Servicio Público de Justicia. El texto incluye determinadas medidas para el ámbito notarial, y fuentes del Consejo General del Notariado aseguran que «van a impactar de forma muy importante en la economía y en el mundo mercantil». La digitalización de este sector no es algo reciente, empezó en 2001 y los notarios fueron de los primeros en trabajar con la firma electrónica. Se fue creando una red para unirse con colegios notariales, administraciones públicas… hasta contar con la sede electrónica notarial, un espacio seguro donde realizan el intercambio notarial.
Para esta actividad, la futura ley supondrá un gran cambio ya que se calcula que con ella el 40% de los servicios que se prestan en una notaría podrían llevarse a cabo sin necesidad de desplazamiento físico. Algunas de las medidas que se incluyen son viejas propuestas del sector y la pandemia ha acabado por allanar el camino y resaltar la necesidad de cambios urgentes. Tres días después de comenzar el Estado de Alarma en España, Justicia se puso en contacto con el Notariado con un claro pedido: «necesitaban que al menos las pólizas ICO para financiación de pymes se pudiesen intervenir sin que el representante de la persona jurídica fuese a la notaría», subrayan.
En cuatro semanas este organismo había desarrollado el sistema informático necesario para realizar la petición y la normativa estaba lista, pero no fue posible su aprobación. Tal como recuerdan estas fuentes, «el notario es un funcionario público y todo está regulado y normado. Si no hay una ley que te permita autorizar un documento sin que te desplaces físicamente, no se puede hacer».
Soporte electrónico
Entre las medidas propuestas por el Notariado se encuentra la de la creación de un protocolo electrónico. «Cuando hay una escritura, se firma en un soporte papel que se guarda 25 años en notaría y otros 75 años debe seguir estando a disposición. El contenido de cualquier documento que confeccionan en soporte papel se almacena en el Índice Único Informatizado, en un plazo de 15 días», indican en el Notariado. Desde 2004, se almacenan datos de 43 millones de personas y todo ello está securizado.
«A lo largo del año pasado se superó el esquema nacional de seguridad, una norma que reúne una serie de normas técnicas con tres tipos de niveles: alto, medio y bajo», resaltan. Han ido a por el nivel alto de seguridad para la totalidad de lo que el notariado hace en el ámbito telemático. Hasta ahora en España solamente tienen el nivel de seguridad alto la Policía Nacional en el DNI electrónico y la Seguridad Social para el pago de prestaciones y para el ámbito sanitario.
Las medidas previstas darán un impulso a la lucha contra el blanqueo de capitales
La segunda medida que recoge en el aún anteproyecto de ley es la de conseguir que todo lo relacionado con el mundo mercantil (constitución o disolución de una sociedad, nombramientos…) se pueda hacer sin ir a una notaría, sin ese desplazamiento físico. En España al año existen alrededor de 420.000 apoderamientos, por lo que esta medida tendrá un fuerte impacto. Solo hay un caso en el que no se acepta, los llamados poderes de ruina. ¿Cómo se consigue realizar estas gestiones sin necesidad de estar presentes? «Hemos desarrollado el portal notarial del ciudadano a través del cual ya se prestan algunos servicios y con la nueva ley serán muchos más», indican. Ahora se puede pedir cita, recibir asesoramiento con videoconferencia, recibir las copias simples de las escrituras o enviar contenido para agilizar trámites.
Liberar la entrega de la copia autorizada electrónica es la tercera medida propuesta. En el mundo notarial existe la copia simple, con valor informativo, y la autorizada. Desde 2001, esta última se puede generar de forma electrónica pero solo desde el notario al juez, a la administración pública y al fiscal. Durante muchos años no se pudo aprobar esta petición que ahora aparece en el proyecto de ley. Cabe señalar que la aplicación crea un espacio de acceso personal donde se custodian las copias electrónicas. El año pasado se actualizaron 768.000 documentos con actos o negocios de naturaleza mercantil. «Si se pueden autorizar electrónicamente, será un dinamizador de la economía porque en el mundo mercantil lo que se requiere es seguridad jurídica y agilidad».
La cuarta medida sería la constitución telemática de una sociedad. En Polonia hubo una tentativa en 2007 pero supuso la entrada de blanqueo de capitales por lo que en pocos meses se retractaron de su decisión. En el caso de España existe un sistema de seguridad muy robusto que permitirá dar este paso en un país en el que se constituyen al año 90.000 sociedades limitadas. Y también hay una quinta propuesta, en cierto modo «el caparazón de todo lo anterior», y es que la sede electrónica notarial se abre al público en general y a las pymes.
Contra el blanqueo
Las medidas propuestas por los notarios van a ayudar en la lucha contra el blanqueo de capitales donde la digitalización «no han cambiado los esquemas de estas redes, pero sí la rapidez con la que pueden ser montadas y necesitamos sistemas igual de eficaces», explica Pedro Galindo, director general del Órgano Centralizado de Prevención (OCP) del blanqueo de capitales de los notarios.
Recuerda que en España la lucha contra el blanqueo se ha orientado en dos direcciones. Por un lado, «en intentar saber quién está detrás de un vehículo societario» y, por otro, «en tener controles para todo lo que está en administración pública», subraya. Galindo recuerda que de cada 100 comunicaciones que realizan, de operaciones sospechosas, «80 acaban delante de un juez».
Una justicia más accesible para el ciudadano
El Anteproyecto de Ley de Eficiencia Digital del Servicio Público de Justicia fue aprobado el pasado 21 de octubre. Junto a la Ley de eficiencia procesal y la Ley de eficiencia organizativa, constituye la base legislativa del Un impulso digitalizador para acabar de enterrar el. Esta ley tiene como objetivo establecer un marco jurídico que facilite y promueva la digitalización, regulando los servicios digitales accesibles a la ciudadanía, reforzando la seguridad jurídica en el ámbito digital y orientando al dato los sistemas de Justicia.
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