Organización

Cómo dejar de perder tiempo en el trabajo: así es un «Marie Kondo» laboral

Planificar la jornada, evitar interrupciones y fijarse un momento para consultar el móvil y el correo electrónico son algunas claves para ser más eficiente en el trabajo

Organizarse mejor evita la sensación de pérdida de tiempo
Raquel Alcolea

Raquel Alcolea

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Procrastinación . Repite mentalmente conmigo pro-cras-ti-na-ción. La palabra es contundente, suena a algo antiguo o de otra época que incluso puede llevarnos a evocar imágenes cercanas a la... ¿tortura? (ponga aquí lo que le venga a la cabeza al escucharla) Aunque se trata de un término poco usado en el vocabulario habitual es algo que hacemos a diario. Si, usted también. Y si no lo cree lea esta definición no oficial: «Procrastinar es posponer o aplazar tareas, deberes y responsabilidades por otras actividades que nos resultan más gratificantes pero menos relevantes».

Y ahora vayamos a las causas . ¿Por qué lo hacemos? Y vayamos aún más allá. ¿Qué nos lleva realmente a perder el tiempo y a ser poco eficiente? La clave está en que vivimos en un mundo con múltiples estímulos que llaman nuestra atención y, de alguna manera, eso nos convierte en sus «esclavos». Tal como explica José Miguel Sánchez, coach de directivos, speaker motivacional y autor de «La experiencia de resetearse» o «Poderoso como un niño», hemos aprendido, erróneamente, que debemos hacer caso a todos esos estímulos que nos rodean y eso hace que estemos a su merced y no seamos nosotros los que decidamos cuándo vamos a atender acada uno de ellos. El resultado de esto es, según explica, que nos resulta difícil poner el foco en aquello que tenemos que conseguir y nos volvemos «ineficientes».

Señales que indican que no soy eficiente

Cuando comenzamos a sentir frustración , enfado con nosotros mismos y, en ciertas ocasiones, tristeza , es cuando ha llegado la hora de cambiar algo pues, como indica José Miguel Sánchez, «lo que estás haciendo no está funcionando. Estas emociones (frustración, enfado, tristeza...) son provocadas precisamente por la sensación de no llegar, de no tener tiempo para acabar aquello que empezamos y, en definitiva, son las que están detrás de lo que nos lleva a procrastinar, a dejar las cosas para mañana.

Quiero organizarme mejor, ¿por dónde empiezo?

Cuenta el experto que cuando somos capaces de conectar con la calma y la serenidad necesarias para afrontar una tarea, aumenta la productividad. Y que cuanto más difícil es una tarea, mayor necesidad hay de poner el foco en ella.

Pero enfocar, conectar con la calma y ganar serenidad no se consigue con chasquear los dedos. Estas son algunas de las herramientas que a él le funcionan y que permiten organizar mejor las tareas y el tiempo en el trabajo.

técnicas de gestión del tiempo

  • Dedico 10 minutos antes de comenzar la jornada o al final de la anterior a planificar el día, por escrito y con visión global

  • Programo mis actividades diarias en función de los objetivos semanales, mensuales o incluso anuales.

  • Elaboro este programa en torno a temas esenciales, lo importante antes que lo urgente, salvo en raras excepciones

  • Hago caso a mis biorritmos, es decir, en los momentos del día que mejor estoy, hago esas tareas que menos me gustan y cuando mi rendimiento tiende a bajar, me dedico a la que me gust

  • Planteo un par de objetivos alcanzables cada día, alineados con los objetivos globales

  • Divido las tareas en intervalos de entre 30 a 50 minutos según la complejidad de las mismas. Entre cada intervalo descanso entre 5 y 10 minutos.

  • Evito las interrupciones. Si estoy con temas importantes, todavía más. Para ello, asigno momentos específicos para el mail, teléfono o whatsapp para evitar verlos a todas horas. Un ejemplo puede ser ver el mail y/o teléfono en bloques de 2-3 veces al día

  • Digo «no» a todo aquello que ahora no es más prioritario que lo que estoy haciendo

  • Agrupo los temas relacionados entre sí para conseguir mayor eficiencia en los temas importantes

  • Establezco tiempos límites por tareas y salvo para fechas de entrega en el día, si no he terminado la tarea en ese tiempo establecido, paso a la siguiente

  • Tengo un plan de contingencia para aquellos imprevistos que seguramente ocurrirán

Y todas estas técnicas deben seguirse, además, teniendo en cuenta una máxima en la que el experto insite: « No tratemos de hacer varias tareas a la vez . Nuestro cerebro no funciona así».

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